Bases do Processo de Compras
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Os processos de cotação (RFQ - Request for Quotation) ou licitação (RFP - Request for Proposal) ocorrem por meio da plataforma SAP Ariba. Os convites são enviados por mensagem do sistema e devem ser respondidos pelo sistema, de acordo com as instruções de cada processo.
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OC/OS: A Ordem de Compra é o instrumento necessário para a efetivação da compra de um bem ou serviço do fornecedor selecionado. Neste documento estão refletidas as condições negociadas: condição de preço, quantidades, prazo de entrega, local e forma de entrega, etc.
Contrato: A área Usuária é responsável pela gestão dos Contratos pactuados com os fornecedores, do ponto de vista técnico e de performance, obedecendo à Política e aos Procedimentos correspondentes.
Cada área Usuária deve controlar, mensalmente, o cumprimento das obrigações relevantes (SLA) – trabalhistas, fiscais, ambientais ou de outro tipo – por parte de suas contratadas.
A área de Compras é responsável pela gestão dos contratos negociados por Compras, do ponto de vista comercial. Isso inclui reajustes de preços, garantias, multas, prazos de vencimento ou períodos de renovação.
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Os fornecedores devem cumprir integralmente as datas de entrega estipuladas no contrato ou OC/OS recebida. A pontualidade é um dos critérios de qualidade do atendimento na avaliação do desempenho dos fornecedores.
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Em todos os países onde a legislação permite, deve-se utilizar a faturação ELETRÔNICA. Os fornecedores devem enviar as faturas de cobrança de bens e serviços à unidade de Contas a Pagar da Filial, especificando o número da OC/OS e o número da Guia de Despacho ou Folha de Registro de Serviço (FRS), conforme corresponda. Nos casos de várias compras serem consolidadas em uma mesma fatura, devem ser indicados de forma clara os números das ordens de compra correspondentes e o número da guia de despacho ou FRS.
Nos casos em que Contas a Pagar encontrar qualquer divergência entre a fatura e a OC/OS (preços, quantidade ou condição de pagamento, etc), deverá rejeitar e devolver a fatura ao fornecedor, dentro dos prazos legais exigidos pela legislação local, para sua correção.
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Verifique as datas de pagamento programadas pela área de Contas a Pagar.
