Informações sobre o Equador

• 1. O que preciso para prestar serviços dentro das fábricas?

  Você deve ter uma indução de segurança, isso é obrigatório.

  Separe sua cota para a indução com 24 horas de antecedência nos seguintes e-mails:

  - carlos.medina@softys.com
  - dick.aguilar@softys.com

  A análise da tarefa ou serviço a ser executado deve ser coordenada com a área de Prevenção de Riscos para que se tomem os respectivos controles antes de executá-la.

  Uso de EPIs para entrada na fábrica e escritórios (proibido o uso de saltos ou sandálias).

  Devem ser anexadas as planilhas de pagamento do Instituto Equatoriano de Segurança Social (IESS) das pessoas que irão ingressar na empresa para a realização dos trabalhos.

  Depois de concluir o curso, você receberá uma autorização que deverá apresentar para entrar na fábrica.

• 2. De que EPIs eu preciso para entrar na fábrica?

  Depende da área que você for visitar ou do local onde o serviço será prestado.

  CONVERSÃO: Botas de segurança. Colete refletivo. Protetores auditivos. Toucas. Óculos.

  DEPÓSITOS E ARMAZÉM CD: Botas de segurança. Colete refletivo. Capacete.

• 3. O que preciso para que minha fatura de mercadorias entregues ou serviços prestados seja recebida e contabilizada?

  Serviços:
  Para a faturação de serviços, só serão aceites as faturas que contenham:
  - Para a faturação de serviços, apenas serão aceitas faturas que tenham o número da Ordem de Compra e da Folha de Registro de Serviço (FRS) assinada pelo usuário solicitante da Softys.
  - Relatório completo do serviço prestado.
  Se as faturas não contiverem estas informações, não serão processadas e deverão ser protocoladas com uma nova data. As faturas devem ser enviadas para o e-mail: documents.electronicos@softys.com

  Bens e/ou materiais:
  - Para a entrega de materiais, peças de reposição e/ou bens são recebidos apenas com o guia de referência. Uma cópia deste documento é mantida no Almoxarifado e deve ser previamente programada no cadastro de recebimento de materiais e/ou peças de reposição.
  - No guia de referência deve estar detalhado o código de material interno da SOFTYS, ordem de compra e descrição do material SOFTYS.
  - Guia de referência/certificado de entrega assinado pelo usuário no caso de bens entregues no escritório.
  Se as faturas não contiverem estas informações, não serão processadas e deverão ser protocoladas com uma nova data. As faturas devem ser enviadas para o e-mail: documents.electronicos@softys.com

  Observação:Caso ainda não possuem fatura eletrônica, as faturas deverão ser enviadas para os pontos onde devem ser protocoladas:
  - Recepção Planta Tissue: Km 24,5 via Daule, diagonal para o Zoológico El Pantanal.
  - Não se esqueça de anexar os documentos comprovativos de cada fatura.
  - Todas as faturas recebidas serão marcadas com a data, hora exata e consecutiva de recebimento do referido documento. Esta data esta será utilizada para a programação do pagamento.
  - A data de pagamento da fatura começará a contar a partir da data da fatura.
  São detalhados os horários e considerações especiais:
  FÍSICAS: O horário de atenção será na segunda e quarta-feira pela manhã das 9h às 12h e pela tarde das 14h às 16h e na sexta-feira das 8h30 às 12h. Não serão aceitas faturas que cheguem fora dos dias e horários estabelecidos.

• 4. De quem devo solicitar o número da Folha de Registro de Serviço (FRS)?

  O número da FRS deve ser solicitado à pessoa que solicitou o serviço.

  - O número da FRS liberada deve ser enviada assim que o serviço for recebido, para total satisfação da área usuária. O suporte a partir do qual a FRS está liberada é o arquivo em PDF.

  - É importante lembrar que a área de Compras é responsável pelo envio do PDF com o número da OC (Ordem de Compra) e que não fornece o número da FRS nem o PDF. O PDF da FRS será fornecido pela área usuária que requer o serviço.

• 5. Quando são os encerramentos de contas a pagar?

  Nossos fechamentos contábeis costumam ser no dia 20 de cada mês. No mês de dezembro você deve confirmar com um funcionário da área de Compras porque o fechamento é antecipado em alguns dias. O calendário da data de recebimento de faturas é detalhado.

• 6. Quem devo contatar para confirmar se a fatura está registrada e/ou para conhecer o cronograma de pagamento da minha fatura ou para solicitar suporte de pagamento para as mesmas?

  Deve dirigir-se à área de recepção pelo e-mail: tatiana.solis@softys.com Informe o número da fatura, o nome do fornecedor e o número RUC da empresa.
  A confirmação será recebida no prazo máximo de 3 dias úteis.

  Não nos responsabilizamos por pagamentos, retenções ou alterações nas condições de pagamentos nas seguintes situações:

  - A fatura não contém o número da OC, FRS para ordens de serviço e o Guia de referência para o caso de faturas de ordem de compra (suprimentos e peças de reposição para o depósito).
  - A fatura nacional não foi enviada para documents.electronicos@softys.com, independentemente de ter sido enviada para um colaborador da empresa, se não for enviada para o e-mail principal, a fatura não é contabilizada e não há opção de reclamação de retenções ou pagamentos.
  - A fatura que não foi enviada para o correio principal mencionado no ponto anterior, mas que o notifica da retenção de reclamações no mês seguinte ou após meses. Nesse caso, a fatura deve ser refeita, mas sem a opção de alterar as condições de pagamento para menos dias ou em dinheiro.
  - As faturas do estrangeiro por serviços prestados que não enviem o certificado de residência fiscal em espanhol e que não forem autenticados no consulado não serão registradas, e os dias de pagamento serão contados a partir da data de envio do certificado.

• 7. Quem devo contatar para saber o cronograma de pagamento da minha fatura ou para solicitar suporte de pagamento para a mesma?

  Deve dirigir-se à área da tesouraria, para o e-mail katherine.sierra@softys.com/ eliana.cueva@softys.com relacionando os números da fatura, nome e RUC da empresa que você representa.

  Eles irão confirmar em um período de no máximo 3 dias úteis.

• 8. Quem devo contatar para atualizar dados de fornecedores?

  Você deve se dirigir à área de Compras pelos seguintes e-mails:

  - Domenica.Navas@softys.com
  - Arianna.Villavicencio@softys.com
  - Johanna.Pinto@softys.com

  Especificando o nome e o RUC da empresa que você representa e a alteração que deseja fazer: atualização de contatos, dados bancários, etc.

  É importante lembrar que para atualizações de contas bancárias deve ser anexado o respectivo certificado bancário assinado pelo banco. É o único documento válido e permitido.

  Eles irão confirmar em um período de no máximo 7 dias úteis.